تحقیق دانشجویی

 

چكيده

سیستم حسابداری

 

با شروع جنبش نرم‌افزاري در كشور، بيشتر مديران آگاه، در راستاي توسعه و گسترش مجموعه مديريتي خويش و افزايش راندمان كاري، ترجيحا استفاده از سيستم‌هاي نرم‌افزاي را سرلوحه كارهاي خود قرار مي دهند.

در اين ميان مجموعه هايي موفق تر هستند كه با آگاهي بيشتري سراغ اتوماسيون رفته، و از مدل هاي عمومي رايج استفاده كوركورانه ندارند. به عبارت ديگر با يك مشاوره صحيح، به دنبال نرم‌افزاري سفارشي، مناسب با خصوصيات و ويژگيهاي كاري خود مي باشند.

هرچند اين مسئله در نگاه اول هزينه زيادي را به مجموعه تحميل مي كند، ولي يك مدير كاردان مي داند كه در طول مدت عمر نرم‌افزار، كليه هزينه هاي فوق جبران شده و حتي سودآوري بيشتري را عايد مجموعه مي نمايد.

پروژه ای كه در پيش رو داريد، مستندات نرم افزار حسابداری مي باشد كه از مراحل ابتدايي كار به تشريح بيان شده است .

شناخت سيستم، آناليز و كليه امور طراحي شده از بانك اطلاعاتي در مجموعه مستندات آن وجود دارد.

مستند سازي فوق به صورت گام به گام همراه با طراحي ها است.

نياز اساسی سیستم در بخش امور ثبتي وگزارشگيري هاي آن خلاصه مي شود.

در همين راستا، این پروژه قصد دارد با بررسی سیستم های موجود در بازار و طرح مشکلات این سیستم های حسابداری، به راه حلی قابل قبول رسیده و یک سیستم حسابداری را بوجود آورد.

 

 

كلمات كليدي : شناخت سیستم، تحلیل، DFD ، CMP ، طراحی بانک اطلاعاتی،ERP ،ERD ، نمودار توالی، CD، use case ، مدل های object و ...

 

 

فهرست
فصل اول
1) شناخت سیستم های حسابداری		4
1-1) مقدمه		4
1-2) سیستم ERP		7
1-3) ویژگی های سیستم مالی		13
فصل دوم
2) آنالیز		23
2-1) معرفی نیازها		24
2-2) دسته بندي نياز ها		24
2-2-1) نيازمندي هاي عملكردي:		25
2-2-2) نيازمندي هاي شكلي		25
2-3)ترسیم فلو چارت		26
2-4) جدول مشخصه اعداد نمودار CPM		30
2-5) ترسیم CPM		31
2-6) ترسیم DFD		32
فصل سوم
3) طراحی بانک اطلاعاتی		37
3-1) معرفی موجودیت ها		37
3-2) معرفی اجمالی صفات موجودیت ها		38
3-3) معرفی خصوصیات موجودیت ها		40
3-4) ترسیم نمودار مدل بانک اطلاعاتی		74
3-5) ارتباطات بانک اطلاعاتی		87

 

 

 

1) شناخت سیستم های حسابداری

1-1) مقدمه

رشد و گسترش اینترنت و تغییر ارتباطات سنتی به ارتباطات الکترونیکی و فرا سازمانی باعث ظهور راهکارهای جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و نسل بعدی آنها Extended ERP یا ERPII گردیده است.

نکته مهم و کلیدی در بکارگیری سیستم های ERP، شناخت، مدلسازی و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی است. همچنین بررسی دقیق عملکرد و فعالیت سیستمهای موجود و آگاهی از نیازمندیهای جدید سازمان الزامی می باشد.

دستاوردهای این شناخت موجب انتخاب راه حل مناسب و منطبق بر نیازهای سازمان است و هرچه این چرخه بصورت های روشمند و دقیق تری انجام پذیرد، به انتخاب سیستمهای کارآمدتری خواهد انجامید.

مهمترین فعالیت این پروژه ، تولید راهکارهای جامع سازمانی می باشد. این پروژه با استفاده از تحقیقات خود در پیاده سازی سیستم ERP توانسته است ریسک پیاده سازی سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی را بصورت چشمگیری کاهش دهد.

بررسی دقیق دلایل موفقیت و ناکامی سیستمهای ERP در دنیا و همچنین در نظر گرفتن شرایط بومی ایران، رویکرد جدید و مبتنی بر شبیه سازی و اعتبار سنجی اولیه فرایندهای سازمانی و در نهایت یکپارچه سازی فرایندهای کاری دارد. همچنین استفاده از Best Practice ها شامل: تجارب قبلی، صنایع مشابه صنعت هدف، مشاورین خبره و محصولات خارجی از جمله ابزارهایی هستند که برای پیاده سازی ERP به کمک آمده اند.

مهمترین نکته در بکارگیری سیستمهای اطلاعاتی به منظور افزایش راندمان کاری سازمانها، تغییر تمرکز مستقیم سازمان بر داده ها می باشد. بدین معنا که کل سازمان در قالب یک فرآیند یکپارچه مکانیزه می شود و سیستم گسترده و یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) جایگزین سیستم های MIS می شود.

به این ترتیب، سیستم ایجاد شده علاوه بر پوشش تمامی عملکردهای سازمان (Functionality)، با استفاده از ابزارهایی از قبیل BI, BAM و Workflow یک لایه مدیریتی سطح بالا برای تمامی فرایندهای سازمان ایجاد کرده که مدیران سازمان را قادر خواهد ساخت تا علاوه بر کنترل عملکرد بخشهای زیر مجموعه خود تمامی فرآیندها و منابع انسانی و غیرانسانی سازمان را به نسبت فرآیندها تقسیم و تعدیل کرده و حداکثر کارایی را در سازمان ایجاد نمایند

 

 

 

 

 

 

1-2) سیستم ERP

در طی دهه های قبل و لزوم استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای شرکتها ،سیستمهای جـزیره ای و سپس سیستمهای یکپارچه مورد استفاده قرار گرفتند اما با رشدشرکتها و سازمانهای بزرگ با حجم پرسنل و محصولات بالا ، سیستمهای قبلی پاسخگوی نیازمدیران این سازمانها نبودند . نتیجتا نسل جدیدی از این سیستمها با نام سیستمهای ERP - Enterprise Resource Planing ایجاد گردیدند ، این سیستمها با تفکری جدید و بهوسیله اجرای فرآیندهای معرفی شده در سیستم عملیات سازمان را انجام می دهند.

 

یک سیستم ERP می کوشد تمام فعالیتها و عملیاتهای مختلف یک سازمان را در یکسیستم یکپارچه نرم افزاری بگنجاند ، شاید مهمترین تفاوتی را که بتوان در خصوص نرمافزارهای ERP با سیستمهای یکپارچه ( MIS ) نام برد روال اجرای عملیات در سیستمهای ERP است ، در سیستم ERP روال توسط فرآیندهای معرفی شده سیستم دنبال خواهد شد ، دریک سیستم ERP تمام اطلاعات در قالب یک بانک اطلاعاتی مشترک در کلیه قسمتهای موردنیاز مورد استفاده قرار می گیرند و بخشهای مختلف سیستم با یکدیگر در تعامل می باشند . به گردش زیر در سیستم توجه نمایید در این بخش ماژولهای درخواست کالا / مدیریت / انبار / خرید / مالی /حمل و نقل در گیر هستند:

- درخواست کالا توسط کاربر
- تایید درخواست کالا توسط مدیر بخش
- ارسالدرخواست کاربر به بخش کنترل موجودی
- پردازش عملیات در سیستم کنترل موجودی وارسال کالا به بخش خرید
- ارسال به قسمت کارپردازی
- خرید توسط کار پردازاز طریق مشخص کردن استعلام ، انتخاب فروشنده ، قرار داد
- ورود به سیستم مالیجهت مجوز پرداخت و صدور چک
- دریافت کالا توسط سیستم حمل و نقل
- ورود کالابه انبار
- ارسال به بخش متقاضی

در صورتیکه برای فعالیت موسسه و یا سازمان خود به این نتیجه رسیدید که به یک ERP نیاز دارید توجه داشته باشید که اجرای این سیستم با مشکلات خاصی همراه است که درذیل به برخی از آنها اشاره می کنم:

(1) تمایل به ادامه روند سنتی:

از مشکلات اصلی سیستمهای نرم افزاری ( بهخصوص ERP ها ) این است که کارکنان موسسات و سازمانها تمایلی به تغییر روشهای قبلیخود ندارد و ترجیح می دهند به صورت سنتی روند کار در موسسه را ادامه دهند . در هرصورت در اجرای نرم افزارها عمدتا امکان ادامه فرآیند بدون تغییر در روند کار افراددر موسسه امکانپذیر نیست . این مورد در تمام سیستمهای نرم افزاری عمومیت دارد ،خصوصا در سیستمهای ERP که شاید موجب تغییرات عمده ای در سازمان گردد . احتمالابسیاری از پرسنل برای راه اندازی این سیستم جدید مقاومت می کنند و به بخش IT سازمانفشار می آورند که از سیستم قبلی استفاده نماید و یا سیستم را به شکلی که خود به آنعادت کرده اند تغییر دهند.

 

(2) پروسه طولانی مدت نصب و اجرای سیستم :
نصب و راه اندازی یک ERP کامل کارآسانی نیست ، در صورتی که فروشندگان مدعی نصب چند ماهه این نرم افزار در موسسه شماشدند شک نکنید که یکی از موارد زیر وجود دارد . به خاطر داشته باشید که مرحله نصب وراه اندازی یک سیستم ERP بین یک تا سه سال به زمان نیاز دارد:
- موسسه و سازمانشما بسیار کوچک است که در این صورت توصیه می شود از سیستمهای ساده تری استفادهنمایید ( سیستمهای یکپارچه)
- سیستم ERP به صورت کامل ارایه نشده و ناقص است مثلا ممکن است شما تنها ماژول حسابداری را درخواست نموده اید که در اینصورت نیزفلسفه استفاده از ERP در سازمان مورد نظر منطقی به نظر نمی رسد.

 

(3) آموزش به پرسنل :
از مهمترین بخشهای اجرای یک سیستم ERP آموزش سیستم بهکاربران است . این آموزش تنها در حد آموزش یک نرم افزار جدید نیست ، بلکه در حقیقتآموزش یک نگرش جدید به شیوه انجام کار است که مسلما مستلزم صرف زمان زیاد و متعاقبآن صرف هزینه بیشتر نیز می باشد . توجه داشته باشید که در صورتیکه پرسنل نتوانندبه درستی با سیستم جدید وفق پیدا کنند و از آن استفاده نمایند ممکن است سازمان بهسرعت به بحران کشیده شود و کارایی سیستم ERP هر چقدر هم کامل باشد زیر سوال برود.

 

 

(4) مشاوره :
در حین راه اندازی و اجرای سیستم سعی کنید از بهترینمشاوران و کارشناسان متخصص استفاده کنید ، چرا که در صورتیکه مجبور به تغییرات دربخشهای دیگری از سیستم شوید ضرر بیشتری را متقبل خواهید شد ، سعی کنید نیازهای حالو آینده را در نظر بگیرید . چرا که همانطور که بیان شد سیستم ERP ممکن است دو یا سهسال دیگر در سازمان شما مستقر شود . نکته مهمی که در این قسمت باید به آن اشاره شوداین است که مراقب باشید تا مشاوران و نیازهای خود را به صورت کامل بشناسید ( اجتناباز بلند پروازی های بیهوده)

 

(5) تحلیل و تبدیل داده ها :
در راه اندازی سیستم ERP تبدیل داده ها ازمهمترین بخشهای آن است ، بسیاری از اطلاعات مشتریان در سیستمهای قبلی مورد نیاز است . تبدیل اطلاعات قدیم به اطلاعات جدید از بخشهای مهم و هزینه بر این پروژه است . اشکال آن جا است که بسیاری از داده های قبلی نیاز به تحلیل و تغییرات اساسی دارد ونمی توان به صورت مستقیم از آنها استفاده کرد.

 

 

(6) کنترل دقیق سیستم :
کنترل سیستمهای نرم افزاری از بخشهای اصلی آن است ،از آنجایی که تست این سیستمها بیشتر بر مبنای فرآیندها و سناریوها صورت می گیرد ،نسبت به سایر سیستمها نیاز به زمان و هزینه بیشتری دارد . چرا که ضمن کنترل فرمها وموارد جزئی باید ارتباطات بخشهای مختلف سیستم به صورت کامل کنترل شود . توصیه میشود برای تست سیستم ، به جای استفاده از اطلاعات اشتباه ، یک سیستم کامل را تستکنید ، یعنی اطلاعات کدینگ و اطلاعات پایه بخشهای مختلف را وارد نمایید و سپس ازیک نقطه شروع سفارش تا بخشهای دریافت و ورود به انبار آنرا کنترل نمایید.

یکیاز مهمترین اصول برای کنترل و تست دقیق ERP مستند سازی دقیق کلیه فرآیندهای سیستماست ، چرا که بر اساس همین مستندات سیستم توسط واحد تست کنترل می شود . پس درسیستمهای ERP بیش از هر سیستم دیگری به بخش مستندات خود بها دهید.

 

(7) سفارشی کردن سیستم :
تمام مواردی که تا اینجای کار بیان شد راه اندازی ونصب سیستم است ، در صورتی که پس از نصب نیاز به تغییرات در بخشهای سیستم داشتهباشید مشکلات بزرگی پیش روی شما خواهد بود ، که شاید منجر به تکرار تمامی مراحلقبلی شود . از آنجایی که سیستم ERP متصل به هم می باشد با تغییر یکی از ماژولهایاولیه احتمال تغییر در قسمتهای بعدی سیستم نیز وجود دارد . شاید این بخش از پرهزینه ترین بخشهای راه اندازی سیستم ERP باشد.

یکی از مشتریان این سیستمها رادر نمایشگاه الکامپ دیدم که برای تغییرات این چنینی مجبور شده بود تا به دنبالسیستم دیگری باشد. توصیه می کنم که حتی الامکان از سفارشی کردن سیستم خودداریکنید و سعی در استفاده از Best practice نمایید . مگر در مواردی که شما به عنواناولین استفاده کننده از این سیستم هستید.

 

(8) وابستگی به تیم فنی و هزینه های پشتیبانی :
پس از راه اندازی یک سیستم ERP بیش از هر سیستم نرم افزاری دیگری موسسه یا سازمان شما به تیم فنی و مجری پروژهنیاز خواهد داشت . در طول این مدت با برگزاری جلسات کارشناسی صورت گرفته وبازدیدهای مجری ، این تیم درباره فرآیند اجرا بیش از کارکنان شما مطلع هستند . پساز نصب و اجرای مراحل مختلف به این تیم برای تکمیل گزارشات و توسعه سیستم نیازخواهید داشت.

 

(9) انتظار برگشت سرمایه :
در صورتیکه از جمله متقاضیانی هستید که انتظاردارید با نصب این سیستم به سرعت مشکلات سازمان شما مرتفع گردد و اثر خود را بر رویفرآیندهای مختلف تولید و فروش و ... بگذارد دست نگه دارید ! چرا که پس از نصب سیستمماهها زمان لازم است تا اجرای فرآیندها به صورت موازی با سیستم قبلی همراه شود تاسیستم مراحل تست نهایی را پشت سر بگذارد.

همچنین در این قسمت هزینه های نصب ،راه اندازی و نگهداری را نیز به خاطر بسپارید.

اما با وجود تمامی موارد مشروحه دلیل اصلی استفاده از سیستم ERP چیست ؟ وچرا سازمانهای بزرگ ترجیح می دهند این سیستم را با تمام مشکلاتی که در پیش رو دارد، جایگزین کنند؟

برخی از اصلی ترین مزایای سیستمهای ERP به قرار زیر است .
- تمرکز اطلاعات در بخشهای مختلف سیستم که منجر به اخذ گزارشات یکپارچه جهتاستفاده مدیران برای تصمیم گیری در سطوح کلان سازمان می گردد .
- یکپارچه سازیاطلاعات بخشهای مختلف (مالی ، خرید ، سفارشات مشتریان ، درخواستها و ...)

کاهش اسناد کاغذی سازمان –

استاندارد سازی بخشهای مختلف سیستم -
- امکان نظارت بیشتر مدیران سازمان به عملکرد بخشهای مختلف
- تمرکز منابعسازمان

نتیجتا پس از بررسی موارد بالا چنانچه سازمان شما با اهداف بزرگ با صرف هزینههای بالا ، در پی حل مشکلات موجود است ، استفاده از این گونه سیستمها را با در نظرگرفتن موارد بالا و پس از کارشناسی های لازم قابل بررسی می باشد.

 

به دلیل پویا بودن روالهای کاری و سرویسهای متغیر هر سازمان در طول حیات خود، یک سیستم ERP بایستی بتوانند بصورت داینامیک و در کوتاهترین زمان با فرآیندهای جدید سازمان منطبق گردد.

با توجه به توضیحات ذکر شده می توان اصلی ترین مزایای بکارگیری سیستم ERP در سازمان را بدین صورت برشمرد.

دسترسی لحظه ای مدیران شرکت به اطلاعات جامع و یکپارچه شرکت.

تسهیل و تسریع چشمگیر در انجام فرآیندهای سازمان

یکپارچه سازی اطلاعات عملیاتی، مالی، خرید و سفارش مشتری

پاسخگویی سریعتر به مشتریان، تحویل به موقع سفارشات و افزایش میزان رضایتمندی مشتریان

کاهش منطقی هزینه ها

کاهش موجودی انبارها

بروز رسانی تکنولوژی شرکت و ایجاد بستر تعاملات الکترونیکی به منظور برقراری ارتباط تنکاتنگ و زنده با تامین کنندگان و مشتریان خود.

سرعت بخشیدن و استاندارد نمودن فرآیندها و پردازشهای ارائه خدمات

مونیتور کردن و بررسی لحظه ای شاخصهای اساسی شرکت (Key Performance Indicator) KPI و اطلاع از وضعیت شرکت در ابعاد مختلف از قبیل انجام فرآیندهای سازمانی، شاخص های کلیدی مالی، رضایت مشتریان، تحقق استراتژی ها و تاکتیکهای سازمان، رشد سازمان و ...

سیستم جامع مالی و اداری

1)طراحی یکپارچه سیستم

2)نگهداری نامحدود اطلاعات

3)امکانات OnLine

4)امکان کنترل نحوه دسترسی به سیستم

5)به روز بودن اطلاعات

6)عدم مغایرت در اطلاعات

7)دسترسی به اطلاعات سایر سیستم ها توسط یک سیستم

8)عدم تبادل اطلاعات به صورت دستی بین سیستم ها

9)امکان بازیابی و ثبت اطلاعات درجه اول سایر سیستم ها با استفاه از Function ها

 

1-3)ویژگیهای سیستم مالی:

 

1)امکان تعریف سال مالی، انواع سند قابل صدور، صادر کنندگان سند، تعریف سلسله مراتبی کدهای حسابها از سطح گروه حسابها تا سطح معین، تعریف مستقل حسابهای تفضیلی و تعریف انواع حسابهای تفضیلی.

2)صدور سند به دو صورت از طریق فرم و Function امکان پذیر است. سایر سیستمهای مکانیزه مانند حقوق و دستمزد، اموال با استفاده از Function سند صادر می نمایند.

3)امکان معرفی حسابهای (کل و معین) بدهکار و بستانکار انواع فعالیتهای مختلف سازمان که در صدور سند از آنها استفاده می شود، وجود دارد (معرفی کد تشخیص حساب یا کد عملیات). تعریف این کدها برای کاربران به هنگام صدور اسناد سهولت به ارمغان آورده و حسابدارن می توانند تنها با انتخاب یک کد در هر ردیف سند (برای سندهای دستی) اقدام به صدور سند نمایند. همچنین سیتمهای دیگر مانند سیستم تنخواه برای معرفی حسابهای مربوطه که در صدور اسناد تنخواه مورد استفاه می باشد از کد عملیات مالی استفاه می نمایند. بزرگترین مزیت تعریف عملیات مالی به صورت متمرکز عبارتند از:

با تغییر سرفصل حسابها زیر سیستمها دچار تغییر نمی گردند. این تغییرات اتوماتیک در کلیه سیستمهای مالی منتشر می گردد.

4)امکان تغییر کدینگ حسابها (تبدیل کدینگ موجود به کدینگ جدید) و صدور سند تبدیل حساب.

5)سندهای صادر شده دارای سه مرحله (پیش نویس)، (سند موقت)، (سند دایمی) می باشند.

خود پیش نویس می تواند وضعیتهای (تنظیم)، (تایید)، و یا (عودت) داشته باشد. (تایید) پیش نویس به شرط بالانس بودن ردیفهای سند می باشد، امکان اصلاح پیش نویس و سند موقت دیده شده است. امکان حذف منطقی اسناد نیز در مراحل غیر دایمی میسر می باشد.

6)امکان ضمیمه کردن (ثبت و نگهداری) مدار مثبته همراه سند وجود دارد.

7)امکان دسته بندی اسناد به واقعی و مجازی میسر می باشد و گزارشات را می توان بر این اساس اخذ نمود. (اسناد مجازی برای طبقه بندی حسابها یا اصلاح حسابهای خلاف ماهیت به کار می روند.)

8)امکان صدور اسناد طبقه بندی و خلاف ماهیت به صورت اتوماتیک با تعیین حساب تعدیل شونده در سیستم موجود می باشد.

9)صدور اتوماتیک سند افتتاحیه، اسناد عکس طبقه بندی و خلاف ماهیت در ابتدای سال (در صورت تمایل کاربر)

10)تهیه مکانیزه صورتهای مالی، نسبت و یادداشتهای مالی دیده شده است. این عمل با یک بار تعریف عملیات محاسبه آنها، قابل استفاده است.

11)امکان جستجوی اسناد براساس مبلغ ردیف سند، بخشی از شرح ردیف سند، کد کل، معین، تفصیلی یا ترکیبی از سه کد نامبرده موجود است.

12)امکان اخذ انواع گزارشات متنوع اعم از دفاتر، ترازها، صورتهای مالی، گزارشات سنواتی، روکش اسناد، وضعیت اسناد از نظر مراحل تنظیم، فعال یا غیر فعال بودن، بر اساس سرفصلهای مختلف از اسناد می باشد.

13)امکان تهیه گزارشهای تو در تو وجود دارد.

14)امکان نگهداری اطلاعات 10 سال دفترداری وجود دارد.

15)امکان تهیه صورتهای مالی سال گذشته که نیاز به اصلاح دارند وجود دارد.

 

سیستم دریافت و پرداخت

عملیات مختلف دریافت، پرداخت، انتقال وجوه بین بانک، اعلامیه های برداشت و واریزها، تسهیلات دریافتی، صورتحسابهای بانکهای مختلف، صورت مغایرت بانکی (به صورت دستی و مکانیزه) تسعیر نرخ ارز در پایان هر دوره مالی (سال مالی) و صدور پیش نویس سندهای دفترداری روی انواع مختلف عملیات (دریافت، اصلاحیه دریافت، انواع گردش اوراق بهادار به تفکیک نوع گردش، اصلاحیه پرداخت، انتقال وجوه، برداشتت و واریز (و تهیه گزارشات متنوع در این سیستم دیده شده است).

1)امکان تشخیص حساب مکانیزه

2)امکان کنترل نمونه امضا مراجعه کننده و شماره حساب مربوط به آنها با چک دریافتی